Álles moet geadministreerd en afgevinkt: hoe ict artsen en verpleegkundigen hoorndol maakt

Met een zucht klikt Sophie Horbach, plastisch chirurg in opleiding, het zoveelste alarmerende pop-upschermpje weg. Ze wil haar patiënt, die zich meldde op de Spoedeisende hulp van het ziekenhuis Tergooi in Hilversum, graag naar huis sturen, maar eerst moet de administratie van het elektronisch patiëntendossier op orde, een vele minuten durende klus. De waarschuwing in het scherm: denk aan de screening kindermishandeling. Daar lijkt in dit geval geen sprake van: de patiënte is 70 jaar, ze is gevallen en haar schouder was uit de kom. 'Ik krijg deze pop-up heel vaak', zegt Horbach, 'ik weet ook niet waarom.'

De frustratie van Horbach over de tijdrovende ict is de frustratie van elke arts en elke verpleegkundige en elke verzorgende. Extra wrang omdat het personeelstekort in de sector torenhoog is. Het UWV berekende onlangs dat er op dit moment 130 duizend vacatures openstaan. Met een beroepsgroep waarvan bijna een kwart ouder is dan 55 jaar, neemt dat tekort elke dag toe. Daarom hameren de beroeps- en belangenverenigingen in de zorg erop: doe snel iets aan de falende ict.

Het zou een enorme binnenharker van tijd zijn, en zou het personeelstekort verlichten. Toen de verschillende beroepsgroepen in de zorg vorige maand schrapvoorstellen deden om de administratieve lasten te verminderen, was de belangrijkste aanbeveling van de medisch specialisten 'verminder de onnodige aanvinkveldjes in het epd' en van de verpleegkundigen 'verminder het aantal formulieren dat we over de patiënt moeten invullen'.

Een gynaecoloog moet bij elk consult invullen of de patiënt zwanger is, ook als zij al maanden elke week op controle komt. Een cardioloog zal elk gesprek de rookvraag moeten stellen. Een verpleegkundige moet drie keer per dag de pijnscore van een patiënt invoeren. Als chirurg in opleiding Horbach medicijnen aanvraagt in de ziekenhuisapotheek, zou een receptje schrijven op receptpapier haar 10 seconden hebben gekost, met de verplichte epd-route is zij zeker twee minuten bezig, inclusief het (elke keer opnieuw) uitvinken van controlevragen naar zeer zeldzame ziektes.

Ook frusterend: steeds opnieuw moet Horbach dezelfde diagnose invullen: in het epd, in het systeem dat de facturen opmaakt, in de brief die naar de huisarts wordt verstuurd, in de medicijnaanvraag bij de ziekenhuisapotheek, in het ct-scanverzoek bij de radiologie-afdeling. Horbach: 'Het zou efficiënter zijn als dit maar één keer hoeft.'

Papieren dossiers

'We komen uit een tijd van papieren dossiers, daar wil natuurlijk niemand naar terug', zegt Marcel Daniëls, voorzitter van de federatie van medisch specialisten, 'maar we hadden gehoopt dat de problemen van de overgang naar digitaal werken nu wel waren opgelost.' In de praktijk blijken epd-systemen artsen niet altijd te ondersteunen, maar juist te dicteren hoe het werk moet worden ingericht. 'Dat is maar lastig op te lossen', aldus Daniëls.

Dat de systemen op zichzelf geen intuïtieve manier van gebruik kennen is irritant, dat die systemen nauwelijks communiceren met andere systemen is waar artsen en verpleegkundigen moedeloos van worden.

Ook Daniëls, cardioloog in het Jeroen Boschziekenhuis in Den Bosch, kampt dagelijks met de rompslomp die het ontbreken van koppelingen tussen epd's in Nederland met zich meebrengt. Elke dag dat hij op de polikliniek werkt, heeft hij wel te maken met een patiënt die via de huisarts elders een onderzoek heeft laten doen dat hij niet kan opvragen op zijn computer. 'Dat frustreert, want zonder die gegevens kan ik stukken minder, en de patiënt is ook teleurgesteld en dan zitten we elkaar aan te kijken van 'hoe is dit mogelijk'. Die afspraak kan ik niets meer doen. Geweldig zonde van de tijd en het geld.'

De oplossing is vaak om een papieren uitdraai van het filmpje te laten opsturen, wat leidt tot een stapeltje paperassen dat dan weer op een speciale afdeling wordt ingescand om aan het epd te kunnen worden toevoegd. Maar ook als Daniëls iemand doorverwijst naar een academisch ziekenhuis, waar nog meer specialistische kennis aanwezig is, kost dat veel tijd. 'Ik moet dan een samenvattingsbrief schrijven van het dossier van mijn patiënt. Maar als de cardioloog van de academie graag zelf de geluidsopnamen van het hart wil terugluisteren, zal ik die op een cd'tje moeten branden en moeten opsturen.'

De basis van de problemen, zegt Daniëls, is dat er bij de invoering van digitale systemen in de zorg niet gekozen is voor één systeem voor alle ziekenhuizen in Nederland. Nu kiest elke zorginstelling zelf een softwareprogramma, en die verschillende systemen zijn vaak niet in staat met elkaar te communiceren. Het landelijke epd waar ooit sprake van was, werd in 2011 unaniem door de Eerste Kamer verworpen.

'In Estland, waar ze zich geweldig druk maken over privacy, is het wel perfect geregeld. In Andalusië zijn alle epd's gekoppeld. Maar hier in Nederland lukt het niet.' Een kwalijke zaak, vindt Daniëls. 'Het is niet veilig voor de patiënt als een zorgverlener niet bij de relevante gegevens kan. Het is niet meer van deze tijd.'

Dezelfde taal

En dan hebben de medisch specialisten nog een voordeel op de verpleegkundigen; zij spreken elkaars taal, terwijl dat voor verpleegkundigen niet vanzelfsprekend is. Bij hen heerst een babylonische spraakverwarring. Deze onhandige situatie heeft alles te maken met de 'zorgtaal' die wordt gebruikt om de diagnoses en behandelingen mee te omschrijven die in elektronische patiëntendossiers worden gebruikt.

Daarin is een hartinfarct wel een hartinfarct, maar een wond is een wond óf een huiddefect, óf een decibutus. Een hersenbloeding is dan wel een hersenbloeding, een gedesoriënteerde patiënt komt in vele vormen en termen.

Dat heeft in de praktijk grote gevolgen. Wanneer een patiënt van de ene naar de andere zorginstelling verkast, moet het dossier niet alleen worden overgetypt - epd-systemen hebben de hardnekkige gewoonte niet met elkaar te communiceren - ook moet de zorgvraag nog eens worden 'vertaald' naar het nieuwe systeem.

'Dat is bij een wond al lastig', zegt Sonja Kersten directeur van V&VN, de beroepsvereniging van verpleegkundigen en verzorgenden, 'maar als iemand met hartfalen vanuit huis, via de ambulance, naar het ziekenhuis en vervolgens het academisch ziekenhuis gaat, dan kost dat enorm veel tijd, enorm veel geld én gaat onderweg cruciale informatie verloren.'

Binnen het ziekenhuis

De problemen spelen niet alleen als er gegevens moeten worden uitgewisseld tussen zorginstellingen. Binnen de muren van een ziekenhuis gaat het net zo goed mis. Danielle Vossebeld doet onderzoek in het UMC Utrecht naar hoe verpleegkundigen beter kunnen worden geraadpleegd als het gaat om nieuwe ict-toepassingen. Wat het lastig maakt: het ziekenhuis, met zo'n 12 duizend medewerkers, bestaat uit verschillende divisies, en al die divisies mogen hun eigen systemen inkopen.

Het echo-apparaat op de gyneacologie-afdeling werkt anders dan het echo-apparaat bij oncologie. De geavanceerde schermen op de high care zijn prachtig en houden nauwgezet hartslag, vochtgehalte en bloeddruk bij van de patiënten, maar zijn dan weer niet gekoppeld aan het overkoepelende patiëntensysteem. Gevolg: verpleegkundigen krabbelen op een papiertje de gegevens die zij op de schermen zien staan, lopen naar een zaaltje verderop, en voeren daar de gegevens handmatig in.

En zelfs als er dan een bloeddrukmeet-app is ontwikkeld die de uitslagen gelijk het epd in pompt, blijkt de praktijk weerbarstig. Vossebeld: 'het wifinetwerk bleek verouderd en de app niet aan te kunnen. Maar voor je in een umc het hele wifinetwerk hebt vernieuwd, ben je zo een miljoeneninvestering verder.'

De weg naar verlichting, naar minder frustratie op de werkvloer van artsen en verpleegkundigen, naar minder onlogische en tijdrovende klusjes gedicteerd door het ict-systeem, is een praktisch onontwarbare kluwen van belangen, afhankelijkheden en complicaties. Maar er zijn lichtpuntjes.

Tijdens de 'schrapsessies' met het ministerie is afgesproken het aantal afvinkveldjes voor artsen te verminderen en de bezem te halen door het aantal verplichte formulieren voor verpleegkundigen. En op het Informatieberaad, een indrukwekkende verzameling van brancheorganisaties, beroepsverenigingen, koepelentiteiten en patiëntenfederaties die samen met het ministerie van Volksgezondheid de ict-problemen in de zorg bespreken, is vorige maand een intentieverklaring getekend om tot één verpleegkundigentaal te komen.

'Er is een grote noodzaak wat aan de huidige situatie te doen', vat Daniëls, de voorzitter van de medisch specialisten, de situatie samen. 'Maar de problemen zijn zo ingewikkeld, dat een snelle oplossing niet mogelijk is.'

En dus blijft Horbach voorlopig nog worstelen met invulschermen, aanvinkveldjes en tabbladen. Voor specialisten in opleiding zoals zij, kan dat geploeter oplopen tot de helft van haar werkzame uren. 'Van de zes jaar die mijn opleiding duurt - en waaraan de overheid veel geld kwijt is, ben ik er drie jaar kwijt aan het invoeren van gegevens in een computersysteem. Hoe kan ik op deze manier ooit goed leren opereren?'

Als u overstapt

_{Als u overstapt naar een andere huisarts (of ander consultatiebureau), dan wordt uw dossier vaak nog als volgt overgedragen:} 

_{1. De oude arts drukt uw volledige dossier af op papier;}

_{2. De oude arts stuurt uw dossier per post op of verstuurt het per fax;}

_{3. De nieuwe arts scant uw oude dossier in;}

_{4. De nieuwe arts voegt uw oude dossier als pdf toe aan een nieuw, leeg dossier;}

_{5. De nieuwe arts heeft geen tijd om die pdf door te nemen, en vraagt daarom bij uw eerste bezoek aan u de gegevens die al in het oude dossier staan en voert die alsnog handmatig in het nieuwe dossier in.}

'Zorg in Actie'

_{Meer dan 25.000 zorgmedewerkers hebben zich binnen enkele weken geschaard achter belangengroepering 'Zorg in Actie'. Net zoals de succesvolle onderwijsvariant 'PO in actie' is deze beweging een initiatief van zorgmedewerkers zelf. De werknemers uit alle lagen van de zorg van huishoudelijk medewerkers tot de kraamzorg, van verpleegkundigen in het ziekenhuis tot in de verpleeghuizen eisen een lagere werkdruk, een hoger salaris, en een strikte naleving van de cao's; die worden volgens de initiatiefnemers vaak met voeten getreden. Oprichtster Marijke Volgers-van Wijk zei bij 1Vandaag dat extra werk niet wordt uitbetaald en dat zorgmedewerkers zich niet ziek durven melden, omdat er geen vervanging te vinden is. Minister De Jonge van Volksgezondheid heeft de actievoeders uitgenodigd voor een gesprek. Dat vindt op 14 mei plaats.}